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如何有效进行项目成本管理

[ 日期:2021/1/12 ]

恒佳PMP培训中心

企业做项目管理,其中一个重要的目的是用科学、有效的管理方法保证项目在有限的资源和时间内获取更多的收益、实现企业效益最大化。而要想提高企业经济效益,除了出售项目涉及的产品、服务等“开源”方法,还要学会控制开支、“节流”成本。

项目成本管理其实就是项目“节流”的过程,一般是对项目的资源和费用进行估算、控制和管理,主要有两个方面需要注意:一是在项目运行前要做好预算计划;二是实际花费要有真实、实时的数据反馈,项目管理人员对这两种数据进行分析管理,项目成本管理才会更加科学和合理。

一、制定合理、规范的项目预算

项目的预算有三个层面的内容:一个是资源预算,包括资源投入的数量和时间;二是费用预算,即完成某项目需要的资金成本;三是收益预算,对项目会带来多少收益,项目经理也应该有个预估。

1、资源预算
项目管理中的资源主要是指人力资源,资源预算就是要预估完成某个项目需要多少人工投入和时间投入。制定资源预算要根据项目的需求情况评估项目每个工种需要的工作量,然后将工作量分派到项目的各个阶段,为后续WBS计划的制订提供参考依据。清晰、科学的资源预算是根据资源类型和项目阶段来规划可能需要的工时,项目经理可以根据这个资源预算表向上申请资源。

2、费用预算
费用预算是预估项目运行过程中可能产生的费用支出,比如,实施人员外出驻场产生的费用、购买设备产生的费用等。费用支出因为比较零散和细碎,很难精确到某个行为,所以一般都将费用按类型进行分类,再分派到项目的各个阶段,如人员驻场期间可能会产生住宿费、交通费等,可以统称为差旅费,而不必要将每项费用都详细罗列。

值得注意的是,当项目的某些采购有对应的采购合同时,最好将采购预算和普通费用预算区分开来,单独制定一个采购预算,方便关联采购合同,以规范采购管理。

3、收益预算
收益预算与项目收益相关联,是由项目经理根据项目的具体情况,预先对项目可能产生的收益进行估算,将其与实际收益进行对比分析,项目经理可以了解项目的收益水平,评估项目对企业战略的价值。

二、收集实际数据,科学管理成本

制定项目的资源预算、费用预算、采购预算、收益预算,其实是给了项目经理一个“标尺”,让其在后续的项目管理过程中以预算为参照,自觉控制成本、提高收益。而要想最大程度地发挥这个“标尺”作用,除了做好项目成本管理,我们还需要记录项目的实际花费,将项目预算与实际花费进行对比分析,项目经理可以实时统计、及时决策。

在项目成本管理中,统计项目的实际成本数据很重要。项目经理收集实际成本数据可以采用的方法包括:资源的实际成本从员工工时获取、费用成本从费用报销获取、采购成本从采购合同获取……如果要将项目的预算计划和实际数据打通,用科学的方法对二者进行对比分析,我们需要专业的项目管理工具作为支撑。

项目成本管理主要的工作内容也就是对打通后的数据进行分析,了解其趋势和对比状况,分析项目的状态,以支撑项目经理的决策。本文以易趋项目管理软件的成本管理解决方案为例,展示项目经理如何利用和分析项目预算与实际的数据,实现成本管控、保证项目的良性发展。

1、总揽项目成本,做到胸有成足

项目经理管理成本时首先要关注总揽的数据,以保证项目成本在“大方向”上是没有问题和风险的。这里的总揽数据一般指的是投资概算、总成本预算、实际成本三者之间的趋势和比例,投资概算来自项目提案,是项目能够获得的资金;总成本预算来自于资源预算、费用预算、采购预算的换算总和;实际成本则是系统实时统计的资源、费用、采购的花费,如图1所示。当三者的柱状图表现是递减趋势时,该项目成本才是正常的,如果是递增趋势,也就是实际成本多于预算,证明该项目在实际运作过程中花费过高、风险太大,需要项目经理进行更细致的排查和分析。

2、掌握项目成本执行动态,预防超支

除了从整体角度总揽项目实际花费是否超出预算,项目经理也要具体观察成本各方面的表现,在易趋软件上,项目成本的执行状况也分为两个方面。

一方面,系统会将项目在人工、费用、采购上的预算和实际数据整合成统计图表,让项目经理更为直观地观测数据的对比情况和发展趋势,如图2所示,统计人工费用采购的总预算、当前预算和实际花费,并计算出执行率,方便项目经理了解成本状态。

在易趋软件上,项目的人力资源可以换算为人民币,用以计算成本,但项目经理在日常评估资源状况时比较常用“人/天”来计算,所以易趋软件也提供了按人/天计算的项目资源成本状况,如图3所示。

另一方面,在易趋软件上项目经理还可以从制订预算计划中查看预算与实际在每个阶段、每个具体类别上的对比数据和状态,以费用预算为例,如图4所示。当实际费用支出在预算范围内,系统会标绿,当实际费用严重超出预算范围时,系统会标红,而点开每个费用的详情,项目经理可以看到实际支出的具体数值和二者之间的偏差。

总结
1、想要控制项目成本,项目经理要学会制定合理的项目预算,把预算当作“标尺”来规范项目执行;制定项目预算通常要包括资源预算、费用预算、采购预算和收益预算。
2、项目成本管理依赖于对财务数据的分析,包括项目预算和实际成本支出,借用专业的项目管理工具统计数据,成本管理会更科学、更轻松。
3、分析项目成本可以参考“从整体到局部”的方法,先了解项目成本与预算的整体表现是否健康,再详细分析每个数据在每个阶段的表现。

2021年项目管理认证考试时间安排如下:
2021年4月11日
2021年6月19日
2021年9月11日
2021年12月11日

PMP指的是项目管理专业人士资格认证。它是由美国项目管理协会(Project Management Institute(PMI)发起的,严格评估项目管理人员知识技能是否具有高品质的资格认证考试。其目的是为了给项目管理人员提供统一的行业标准。目前,已在全世界190多个国家和地区设立了认证考试机构。

PMP的报考所需条件如下:报名考生必须具备35小时以上项目管理PMBOK学习或培训经历,并出示相关证书复印件。
1.具有学士学位或同等的大学学历或以上者,申请者在五大项目管理过程中至少具有4500小时的项目管理经验,并且,在申请之日前6年内,累计项目管理月数至少达36个月。(在计算项目管理月份时,所要求的36个月是不重叠的、单独的。)
2.不具有学士学位或同等大学学历或以上者,申请者在五大项目管理过程中至少具有7500小时的项目管理经验,并且,在申请之日前8年内,累计项目管理月数至少达60个月。

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