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项目经理的年终总结该怎么写?

[ 日期:2020/8/10 ]

恒佳PMP培训中心

项目经理每天在客户现场背锅填坑沟通协调记录、整理和分析已经不易,再提取亮点和价值可能更无从下手。因此,对于项目经理来说,年终总结有以下几大难点:
1、工作多,记录难
2、流水账,无重点
3、数据多,提取难
4、模块排列不清
5、报喜容易报忧难
6、不知道该怎么做

要做好年终总结,你需要搞清楚年终总结是什么(目的和本质),怎么做(步骤和解析),以及具体操作(内容和样例)。

一、是什么:目的和本质

对项目经理来说,年终总结不能是一个按模块填写、按备注阅读的PPT,也不是一个哭穷声情并茂的演讲。年终总结是一个综合的“窗口”,是项目经理的自我检视和回顾,是一个时间节点,可以充分的总结和反思。你需要将如上内容,输出反馈给相关方。因此,年终总结的目的也非常明确。年终总结是你的昨天、今天和明天。即这一年你干的工作内容、具体任务实现路径。这一年有哪些业绩、给企业和组织带来的价值、个人成长、问题分析和经验总结。以及下一年的工作计划、计划与组织目标的重要关联。你需要将如上内容,输出反馈给相关方。因此,年终总结的目的也非常明确。让领导知道你做了什么、让领导觉得你干得还不错、让领导能帮你解决遇到的问题。

一个成功的年终总结,应当能让你和所有的倾听者,都能对你所完成的工作的好坏、价值高低以及问题根本原因和经验沉淀等各个方面,有一个清晰、客观的共识。

只有评价一致,实现共同理解,你的业绩才不会被埋没,发展不会受局限。

二、怎么做:步骤和解析

项目经理的座右铭是万事皆项目。年终总结也一样,可以按项目管理的思维来做,总共分五步:
1、定范围:要确定好本次年终到底汇报哪些内容。划定汇报范围。
2、模块分解:在选定的范围内,分解到模块,描述清楚每个模块具体做了什么,用时多少时间,交付了哪些内容。明确去解释我到底做了哪些工作。时间花在了哪里。
3、找价值:忙乎了一整年,我们到底做了哪些工作?有什么显性价值、隐性价值?对公司、部门、团队,项目,都有哪些增加或减少。
4、正确的语言:年终总结汇报会用到两种语言。一是书面语言,要选择相应的信息化、项目管理语言。二是讲述的这个过程,可以尽量选择生动一些的口语化语言。不管是书面语言还是口语,都不要使用描述性的语言。因为会产生很大的误差。毕竟每个人对大、小、多、少这些词感受是不同的,但对于1,10万,4个月这样的描述是有共同理解的。
5、正确的媒介:一个好的年终总结不只是一个PPT,逻辑架构、行文格式,都有很高的要求。正确使用图表和模板是一个非常明智的选择。

三、具体操作:内容和样例

为了让领导、部门其他人员清楚明白我们到底做了什么工作、产生了什么样的效果,应在年终总结中体现以下6部分内容。这六个部分是常规的汇报内容,各位项目经理可以根据实际需要进行裁剪,形成自己独特的最佳汇报。

1、已完成工作:通过对项目经理的职位分析,根据对待工作的话语权、参与程度,已完成工作应包含三方面内容:
1)项目经理全程主导的和负责的工作。
2)项目经理部分主导,配合的工作。
3)项目经理全程参与的工作。
举个例子。对于一个大型系统集成与软件开发类项目经理,他的工作分解如图:

2、成果和业绩:根据我们的策略和步骤,工作分解完成后要对每个模块找价值。价值可以从两个大的方面,数量状态和影响状态来描述。隐性、显性、增加和减少这四个维度进行排列组合。

3、经验总结:组织过程资产是组织非常重要的内力,一个优秀的项目经理必然很会总结经验。踩过什么坑,挖过什么雷,背过什么锅。经验总结一般分四个部分:
1)项目侧:项目流程/制度、客户等相关方、交付/回款/满意度、沟通管控等
2)团队侧:建设团队、管理团队、团队活动、团队培训
3)部门/公司侧:技术文档/方案/方法论、流程制度建设、跨职能部门沟通、项目案例等
4)个人方面:考取的证书、新知识等。

4、问题分析
前文已经提过,报喜不报忧这事非常不好,毕竟喜只是一时之喜,而忧如果不解决就会成为永恒的困扰,会连带阻碍很多工作的推进。因此,不管是对项目还是对个人都应该总结各类问题,可以更多的征询团队成员的建议。如果每个问题都有相应的解决方案,那会让你的领导刮目相看。

问题分析包括三个方面:
1)技术方面:集成、开发
2)管理方面:沟通协调、客户关系、领导力、软技能
3)组织方面:内部协同、流程、权限配置、关键资源。

总之,不要逃避问题,真理和谬误一直并肩存在。项目上的谬误,也可能是曾经的最佳实践。

5、后续工作计划
个人工作计划一定要符合公司、组织和部门整体的方向,贴合部门的发展进度。工作计划三要点:
1)可落地:具备可行性、可扩展性、可检验
2)能达到目的:寻求帮助、协调资源、跨职能配合、获取隐性的权责等
3)有详尽内容:工作模块、任务分解、时间要求、质量要求、人员配合以及个人成长计划等

6、其他特殊内容
有些项目经理在组织中身兼要职,除了要负责项目交付,还要承担部门建设和交付团队指导。因此,项目经理要积极获取行业的模式、业务态势、战略动向以及科技创新等内容,这部分的见解也可以在年终总结中很好的分享出来,共享给团队伙伴。

希望大家都能做出好的年终总结,升职加薪,做一个成功的PM。

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