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如何搭建团队的项目管理体系?

[ 日期:2020/6/28 ]

恒佳PMP培训中心

团队在做什么?为什么要的东西总是出不来?为什么总是资源不够?

你的团队是否也有上述问题呢?基本上,一个团队引入项目管理,或多或少是有上面问题的存在的。那么今天的话题就来谈一下如何从0-1搭建项目管理体系以及搭建过程中可能遇到的坑。

1、切入点

当一个团队需要项目管理的时候,团队一定是困惑的、不健康的,而多数需要项目管理的一定是团队的负责人,甚至更上层的管理人员,为什么这么说呢?因为管理层群体是最直接感受项目交付的一群人,当产出的结果不是他们要的或者根本产出不了的时候,他们是最痛的。但是大多数的团队成员,尤其是执行层面的成员,是感知不到团队的问题的。这意味着什么?这意味着我们是拿着尚方宝剑的钦差,却极有可能反过来被地方官给干了。

所以,切入点非常重要,重要到什么程度呢?它关系着你是否能将项目管理体系在这个团队中搭建并成长起来。如果你的切入点选错了,你的结果一定是不尽如人意的。群众的力量才是最大的。项目管理,可以说授命自上而下,执行自下而上,两者必须相辅相成。

要怎么样寻找到对的切入点呢?

1)观察团队的构成,团队的状态,团队正在做的事,团队成员的情况
2)侧面打听团队目前在做的事,遇到的难题,大家对于团队的评价
3)和团队中的关键人物沟通,比如小组负责人、某个端的小组长、团队中能力优秀的同学等,了解他们的想法,他们对于团队的看法,知不知道当前遇到的问题,有没有什么想法等
4)进入团队,和他们一起工作,发现实际的问题,并找到合适的解决方法

通过上面的一系列措施,我们基本上可以给团队做个定性,最主要的问题出在哪,大家对于这些问题的想法是什么,大家对于改变的意愿强不强,而我们的切入点就在那些最痛、大家最想改变的地方。

2、持续推进

如果你想要在一个团队中做成一件事,那么这件事一定是能为团队带去收益的。找到了切入点,就可以深入团队去了解他们缺什么,通俗点说,却啥补啥,全补齐了,体系也建立起来了。

持续推进项目管理整套体系的落地,收益方是谁?可能有的人会说,是老板,是管理者,而那些执行的人就倒霉了,每天做了什么都要汇报的清清楚楚,被老板往死里压榨。其实不然,我们撇开管理者,撇开老板不谈,请执行的同学们想一想,你们在工作中,有没有遇到过找人合作找不到人?或者找到了人家说在忙不搭理你?或者说有更高优先级的活要做?有没有遇到过你做很多,老板不承认的?有没有遇到过明明是对方的责任,却让你背锅的?所以,不要只看到你被管起来了,要看到你能收获什么。而从PMO的角度来说,也不能一味的只是要求团队同学去按规矩执行,却不管大家的感受和实际的情况,一个团队的良性循环一定是你情我愿,共同进步。

3、要做点什么

一个团队需要有序而透明,要有机制去保障运作的顺畅,我们所有为了有序、透明、顺畅所做的事,都可以被称之为项目管理机制,我们所做的每一件事也都可以称其为一个项目,无非是大小的区别而已,而所有的项目都应该是为了业务战略目标服务的。

推进一个项目落地的完整过程就是从规划——出方案——任务拆分——执行落地——验收复盘,我们每个阶段都会有一些机制流程去保障产出,一般我们在团队中推行的项目管理机制包含立项流程、启动会、规划会、需求梳理机制、评审会、迭代会、任务拆分机制、站会、复盘会、日/周报机制、问题/风险/变更管理机制、依赖方管理机制(理论知识我就不多说了,PMBOK十大知识领域可以百度),基本这些机制流程在团队中顺利跑起来以后,团队的很多问题和困境就会迎刃而解。当然,团队还是会不断的遇到一些新的问题,这样才有过程优化的空间和价值。

4、人人都是PMO

每一份工作,每一个职业都应该被尊重,PMO不是来给你跑腿也不是来给你打杂的,是来帮你提升工作效率、解决问题的,项目执行人员也不是木偶,不是你说啥他们就要听啥,然后无条件执行的,我们都应该用正确的心态去对待对方,也要用正确的心态去做正确的事。

有些项目经理对于做流程做制度,会习惯性的广而告之,把流程和制度设计出来,再通知一下大家都要按这个来,实际上这种做法只会让你陷入僵局,很多东西都推行不下去,也没人会理你,只有真正的身处其中,真心实意为团队着想,解决团队痛点,以人为本,才能真正将项目管理在团队中生根发芽。 

项目管理不仅仅是管理者需要,也不仅仅是项目经理需要,而是每一个工作的人多多少少都应该具备一些项目管理知识,这对于自己的成长和进步也是非常有帮助的,无论是时间管理、规划管理还是效能管理,一个有规划的人永远比杂乱无章的人更知道自己要什么。

PMP作为项目管理资格认证考试,已在国际上树立了其权威性,PMP为美国培养了一大批项目管理专业人才,项目管理职业已成为美国的“黄金职业”。在中国许多媒体已把PMP称为继MBA,MPA之后的三大金字招牌之一。

PMP考试报名费用:PMP考试初考费统一为3900元,重考费统一为2500元。

PMP考试时长:每次PMP考试时间为4个小时,9:00—13:00,可以提前15分钟交卷。

考试形式:PMP考试在国内为笔试,共200道单选题。

主要考试内容:PMP考试内容大部分来源于官方教材PMBOK指南中的五大过程组以及十大知识领域。

五大过程组:启动过程组、规划过程组、执行过程组、监控过程组、收尾过程组

十大知识领域:整合管理、范围管理、时间管理、成本管理、质量管理、人力资源管理、沟通管理、风险管理、采购管理、干系人管理。

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