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项目经理如何弄清和管理项目需求

[ 日期:2020/6/28 ]

恒佳PMP培训中心

当你坐下来分析一个是失败项目的时候,会发现很多项目在需求分析阶段就出现了问题,而需求变更也或多或少和开始的需求有关。

但项目需求就像神秘人一样,不知道是什么、不知道从哪来、不知道想干啥,搞清项目需求简直像一场读心术…

以下四招,可以帮你更好的弄清和管理项目需求。

一、需求分析是业务导向型

一天你和客户谈项目。

客户:我们想做一个办公管理系统。

项目经理:这个系统想实现什么功能?想用什么样的数据库?有多少人用?想用什么IT架构?

客户有点懵,我只要用它来解决问题就行了,你问我这么多我怎么知道?

项目经理一般都有很好的技术背景,但项目经理不是总工,不是架构师,不是程序员,而应该是一个“业务层面的管理者”。项目需求的切入点必须在业务层面。

项目经理:我们为什么要建立这样一个办公管理系统?前遇到的主要业务问题是什么?您最希望通过这一系统解决哪些业务问题?

作为项目经理,应该明白客户的业务目标比技术实现重要的多,首先要弄明白的是为什么做,而不是怎么做。

二、谈需求要找对人

再比如,你和客户的一位副总谈了很久,确定了项目的详细需求,并形成了文档。但是,当文档上报给客户总经理的时候,被全部推翻了,一切从头再来…

上报给高层领导时,有调整还可以理解,但全部推翻了是怎么回事?

这说明你谈项目需求的时候找错了人。比如客户要做一个研发类项目,你不能去找客户的技术经理谈。

多数情况下,需求并不来自技术部门,而是来自业务部门。作为项目经理,一定要能够把自己提升到业务的高度,有能力和业务层面的人员直接进行沟通对话。

而业务层面的需求往往是模糊的、不确定的,甚至有些人自己也不知道想要的是什么。业务层面的需求还会牵扯到各方的利益,纷繁复杂,需要项目经理一一去梳理、沟通、协调、妥协,最终达成“相对的共识”。

所以项目经理谈需求时,一定要找对人。即使不容易见面,也要通过电话、微信等方式取得联系。

三、分清浅层需求与深层需求

你谈下了一个项目,在选择技术方案时,双方出现了分歧。

项目经理:这种方案简单,成本还低,可以满足您的要求。 

客户:成本高没关系,关键是要稳定、可靠,我建议选择更复杂点的方案。

项目经理:这种技术也很可靠的,我们做了好几个这种项目了,没出现问题,你放心。

客户:我还是选择复杂方案…

项目经理内心:这人咋这么说不通呢?钱多花不完啊,放着简单省钱的不用非得用那费劲的!

而后来你了解到,他们公司以前的系统都是用的这种方案,他只是不想做第一个吃螃蟹的人,他考虑的首先是安全,其次才是项目。

在需求沟通过程中,项目经理需要的是耐心、技巧和深层次的沟通,了解客户内心的真实需求,而不是从技术层面去说服对方。在很多情况下,问题都不是技术层面的。

四、需求是需要确认的

最后,经过沟通,你完成了项目的需求文档,把它交给老板。

项目经理:老板,这是项目的需求文档,包括交付时间、验收标准,您看一下,没问题就签个字吧。

这个时候,领导会乖乖签字吗?一般情况下是不会的,因为连他自己也没有想好到底签不签。

老板:先做一部分看看、你是项目经理你定吧…

你当然是项目经理,但你不是客户,更不是老板,你决定不了项目需求。其实让老板签字并不是非签不可,而是让他对项目认真思考清楚,很多时候老板是不会替你考虑问题的,最后出了问题还是项目经理背锅。

不管是签字,还是软磨硬泡,亦或是动之以情晓之以理,总之要让重要相关方认真考虑你的项目,让他们对项目目标、需求达成一致。不管他们是否强势,项目经理都不能退缩。

在沟通需求时,要站在业务的角度,要和真正的业务负责人沟通,还要像读心一样读取客户的内心真实需求,最后,还要和老板沟通,逼迫他去考虑你的项目。

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