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项目经理如何应对新增需求?

[ 日期:2020/6/28 ]

恒佳PMP培训中心

1、厘清项目范围

什么是项目范围?简言之,就是项目启动资料中提及的内容。包括但不限于产品规格,质量要求,售后协议等;对于这个项目范围,项目经理是需要清楚了解的。

举个例子,比如说装修公司的包工头,是最典型的项目经理,也是最典型的必须控制好项目范围、包括变更的例子。一个包工头,接到一个装修公寓的订单时,必须首先弄清楚设计图、装修范围、材质要求、装修时间等。因为客户的付款,是跟这个项目范围密切绑定的。

在装修的过程中,客户如果提到设计图要调整,这属于需求变更,包工头肯定是首先不同意的,因为一旦开始装修,水电工都已经按照图纸去做,动则前期工作都会作废。但客户如果提的是不伤及水电部分的微调,与设计师沟通可行性后,如果客户愿意支付相关费用,同意相关时间的顺延,考虑到客户满意度,可以进行。

比较容易忽略的是这种情况,客户说,帮我在阳台弄个洗衣槽,要冷热水都有的那种;一般接到这个需求,很直观的增加的工作内容是,洗衣槽;所有的包工头都会考虑到阳台洗衣槽可放置空间的可行性,洗衣槽和水龙头的工作量和成本,这是可见的项目范围,我们通常会报出并报价。而隐性的工作范围和成本是哪些呢?比如,要有冷热水管走向阳台,要注意是否有这样空间及干涉,以及带来的工作量及风险。

当包工头深度思考,列出所有细项后,如果客户同意时间、费用及风险,那么往下进行,反之,就要及时沟通并停止这个需求导入。

2、控制范围,是责任,也是权力

上面例子中的包工头需求评估和范围控制,是为了让项目经理明白,再小的事情,也需要按照这个规则来。一个项目经理,手上的资源是非常有限的,人力成本、时间成本、物料成本等都与我们息息相关。控制好了范围,就能有效控制成本,这是项目经理的责任,也是项目经理的权力。

也有项目经理问,我意识到了范围控制,也及时预警了风险,可是没人理我,公司也没有这样的流程,怎样往下走?

这个部分,也是我们晋级为真正的项目经理的必经之路——要有魄力去说服别人,哪怕说NO。当我们能理清思路,逐条列出项目范围、工作量、风险点时,我们已经具备了完善的统筹能力。在这方面,能做到的项目经理就要非常地自信,并不是所有的项目成员都有这样的视角和觉悟。

紧接着,运用项目经理的权力,召集会议。要求产品经理、销售、其他关键干系人一起参加,具体讨论并说明。会议结果有两点,同上面包工头的结果类似:

1)知晓风险及条件后往下进行;
2)说明情况后停止需求导入。

做到这一步之后,记得整理邮件,保留记录,最好有相应的导入或者评估表格,让相关干系人都签字。基本上做到这些,在此类问题上面,已经可以完美的避免去背锅了。

当然,要做到能够统筹识别项目范围和风险,跟项目经理本身的基本功是分不开的。对于项目的熟悉程度,对于分工的了解,包括沟通技巧的把握等,都不是一朝一夕能够掌握,这需要一个循序渐进的过程。

建议所有的项目经理,要准备两个本子,一个是记录每日待办事项清单,早上列出,晚上盘点,尽可能做到日清日毕,实在做不到也可以做到备忘;另一个本子,作为经验教训库,把每天除了琐碎事情之外的,自己或者别人的经验教训,都记录下来,每周末做下温习,就像练功一样,熟能生巧,避免在同一个坑里面摔两次。

PMP作为项目管理资格认证考试,已在国际上树立了其权威性,PMP为美国培养了一大批项目管理专业人才,项目管理职业已成为美国的“黄金职业”。在中国许多媒体已把PMP称为继MBA,MPA之后的三大金字招牌之一。

PMP考试报名费用:PMP考试初考费统一为3900元,重考费统一为2500元。

PMP考试时长:每次PMP考试时间为4个小时,9:00—13:00,可以提前15分钟交卷。

考试形式:PMP考试在国内为笔试,共200道单选题。

主要考试内容:PMP考试内容大部分来源于官方教材PMBOK指南中的五大过程组以及十大知识领域。

五大过程组:启动过程组、规划过程组、执行过程组、监控过程组、收尾过程组

十大知识领域:整合管理、范围管理、时间管理、成本管理、质量管理、人力资源管理、沟通管理、风险管理、采购管理、干系人管理。

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